Création d'un groupe

Les groupes aident les membres de la communauté à collaborer sur des projets, des événements ou des activités du réseau. Les groupes peuvent être publics ou privés. Après avoir rejoint un groupe, vous pouvez participer à des discussions de groupe et de recevoir des emails et des notifications du groupes.

Nous avons créé ce guide pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre groupe. Il couvre :

• Caractéristiques
• Conditions
• Comment créer un groupe
• Pourquoi les forums ne fonctionnent pas comme les groupes

Caractéristiques

• Les membres de la communauté seront en mesure de voir votre groupe dans la section Groupes (et votre groupe peut aussi être en vedette sur la page d'accueil)
• Public ou privé (seuls les membres peuvent voir le contenu)
• Peux créer le groupe par invitation seulement
• Envoyez un courriel à tous les membres du groupe (les messages ne sont pas archivés)
• Possibilités d'intégrer du texte, des gadgets, des forums de discussions, un flux RSS, et un mur de commentaire
• Les membres du groupe peuvent être promus administrateurs pour aider à gérer le groupe

Conditions

• Objectif clair : expliquez pourquoi vous créez le groupe et ce à quoi les membres peuvent s'attendre s'ils décident de se joindre. Les groupes, qu'ils soient publics ou privés, devraient faciliter la participation et la collaboration.
• Un leader : les groupes ont besoin de leaders. Identifiez au moins un administrateur (vous pouvez en avoir plusieurs) qui sera responsable du groupe, répondre aux questions, et de coordonner les activités.
• Plan d'engagement : comment toucher les membres du groupe et de maintenir leur engagement? Comment connecter votre groupe avec l'ensemble de la communauté? Tandis que l'activité dans les groupes publics apparaît sur la dernière colonne d'activité sur chaque page, les contenus (discussions, commentaires, etc) ne seront pas dans les résultats de recherche. Ainsi, vous aurez besoin de réfléchir et comment partager les mises à jour du groupe avec la communauté du Réseau des Télécentres de la Caraïbe. Vous pouvez, par exemple, publier vos blogs en soulignant les activités de votre groupe. Vous pouvez également contacter un de nos animateurs communautaires afin de les informer sur les développements intéressants.

Comment créer un groupe Contactez un animateur communautaire avant de commencer à discuter de vos objectifs. Ils peuvent vous conseiller sur la meilleure stratégie et partager les meilleures pratiques.

• Allez à la page de groupes et sélectionnez Créer un groupe.
• Ajoutez une image. Elle sera meilleure si la taille est de 175x175 pixels.
• Insérez une brève description indiquant l'objectif du groupe et s'il est publique ou privée.
• Sélectionnez les fonctionnalités que vous souhaitez: zone de texte, forum de discussion, lecteur RSS, mur de commentaires. Vous pouvez les modifier au fur et à mesure que votre groupe évolue.
• Public ou privé? Décidez si vous souhaitez que le groupe soit public (tout membre peut voir le groupe, joindre, et publier du contenu) ou privé (seuls les membres invités peuvent rejoindre le groupe et publier du contenu). Choisissez avec soin le niveau de confidentialité : il ne pourra pas être modifié après la création du groupe. Si votre groupe est privé, les non-membres ne verront que les informations de base du groupe (nom, image, description, nombre de membres, la date de la dernière activité), mais ils ne seront pas en mesure de parcourir les membres ou le contenu.
• Déterminez si les membres peuvent envoyer des messages (par courrier électronique) à l'ensemble du groupe. Les messages ne sont pas archivées.
• Attendez l'approbation. Un animateur communautaire examinera les informations de votre groupe et vous contactera pour d'éventuelles questions. Nous faisons cela en vue d'assurer à chaque leader de groupe du soutien et des conseils.

Pourquoi les forums ne fonctionnent pas comme les groupes e-mail

Les groupes sont biens pour le partage de l'information, la mise à jour des membres, et la collaboration. Ils incluent des forums qui peuvent être utilisés pour des discussions.

Mais si votre but premier de créer le groupe est la discussion, sachez que les membres ne reçoivent pas automatiquement les notifications des discussions de forum. Tous les participants doivent choisir manuellement d'être notifiés des nouvelles discussions, et doivent choisir d'être averti de nouvelles réponses à chaque discussion qui les intéressent (voir les instructions).

Ceci est différent d'un groupe e-mail (comme Dgroups), où tous les membres reçoivent automatiquement les réponses envoyées. Ainsi, les leaders de groupe ne peuvent pas être sûr que les membres ont reçu notification des dernières réponses.

Si vous optez pour un forum au sein de votre groupe, nous vous invitons à rappeler régulièrement aux membres qu'ils peuvent choisir d'être averti des nouvelles discussions du forum. Et envoyez une mise à jour périodique à l'aide de la fonctionnalité "Message" pour les informer des contenus nouveaux et intéressants dans le groupe.

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